Требования:
Образование: Высшее образование (в сфере строительства, управления проектами, делопроизводством или смежных областях будет преимуществом). Дополнительные курсы по документообороту, управлению проектами или строительным нормативам будут преимуществом. Опыт работы: От 2 лет в аналогичной должности (помощник руководителя, администратор, офис-менеджер) желательно в строительной/юридической/гос. компании. Навыки работы с договорами, актами, технической документацией. Ключевые навыки: Организация работы офиса: планирование встреч, контроль за выполнением задач, обеспечение рабочего процесса. Организация хранения документации: ведение архивов (электронных и бумажных), систематизация и поиск документов. Электронный документооборот: работа с системами ЭДО, регистрация и обработка входящей/исходящей корреспонденции. Уверенное владение MS Office (составление презентаций, таблицы в Excel) Знание программ: 1С (ведение договоров, накладных, создание платежных документов и счетов – базовый уровень будет преимуществом). Умение составлять и проверять тендерную документацию, сметы, отчеты. Опыт взаимодействия с подрядчиками, клиентами, контролирующими органами, Поставщиками услуг и материалов. Организация совещаний, ведение протоколов, контроль дедлайнов. Личные качества: Высокий уровень самоорганизации и многозадачности. Внимательность к деталям и аналитический склад ума. Стрессоустойчивость, готовность к ненормированному графику в период сдачи объектов. Коммуникабельность и умение работать в команде.
Обязанности:
Документооборот и администрирование:— Регистрация входящей/исходящей документации, ведение электронных и бумажных архивов.— Подготовка ответов на запросы, письма, обращения (включая юридические и технические запросы).— Составление протоколов общих собраний, приказов, распоряжений.— Отправка корреспонденции, взаимодействие со службами доставки и курьерскими компаниями. Коммуникации и организация:— Ответы на телефонные звонки, переадресация информации руководителю или ответственным сотрудникам.— Организация телефонных переговоров.— Мониторинг электронной почты Взаимодействие с подрядчиками, клиентами, контролирующими органами. Поддержка руководителя:— Контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений.— Бронирование билетов, гостиниц, организация трансфера для руководителя и сотрудников.— Заказ визиток, канцелярии, решение текущих административных вопросов.— Подготовка ежедневных/еженедельных отчетов о ходе проектов. Запросы счетов от поставщиков на предоставление услуг и материалов Иные задачи:— Выполнение поручений руководителя, не входящих в основные обязанности.
